自社のWebサイト運営を新たに引き継ぐ立場になった場合、最初にぶつかる壁は「何が、どこまで、誰によって管理されているのかが見えない」という不透明さです。特に前任者が急な退職だった場合には、引き継ぎ資料が残っておらず、ドメインやサーバーの情報すら把握できていないというケースも少なくありません。私はそうした状況の中でWeb担当者に任命され、まず行ったのは、ホームページが何によって構成されているのかをひとつひとつ確認する作業でした。

ホームページの日々の更新と継続的な管理

ホームページは一度作って終わりではなく、日々の更新と継続的な管理によって企業の資産となります。担当者が変わっても情報が失われない仕組みこそが、これからのWeb活用の基盤となるのです。私はこの経験を通じて、個人の能力だけに依存しない体制づくりの大切さを痛感しました。そして今、新たにWeb担当者となった方に、まず最初にやるべきことは「すべてを知ろうとすること」ではなく、「何が分かっていて、何が分からないかをはっきりさせること」だとお伝えしたいです。それが、混乱を整理し、次に進むための第一歩となります。

ホームページがWordPressで構築されているかどうか

現在のホームページがWordPressで構築されているかどうかを確認するのは最初の一歩です。ログイン画面が表示でき、管理者アカウントでダッシュボードに入れる状態であれば、内部の状況を詳細に調べることができます。テーマの構成、プラグインの種類、更新状況、バックアップの設定状況、連携しているGoogleサービスなど、基本構成の把握がここで可能になります。もしログインできない場合は、社内に残っている情報からログイン情報を探したり、ブラウザのパスワード記録を確認したり、過去の担当者のメール履歴などを頼りにサーバーやドメインの管理元を特定する必要があります。

サーバーもドメインも前任者の個人メールで契約

私が担当になったとき、サーバーもドメインも前任者の個人メールで契約されており、情報変更すらできない状態でした。このような場合、契約先のサポート窓口に連絡し、法人名義の証明書や在籍証明書などを提出することで、名義変更やパスワード再発行を進めることができます。WordPressの内部にもアクセスできなかったため、まずはFTPやデータベースへの接続情報を調査し、必要に応じて外部の専門会社にサポートを依頼しました。

前任者のIDや個人メールが管理者アカウントとして残っている

新しい担当者が気を付けなければならないのは、前任者のIDや個人メールが管理者アカウントとして残っていることです。この状態では、セキュリティ的に極めて脆弱であり、不正アクセスやトラブルの温床となりかねません。まずは現在の管理者アカウントを確認し、新たな管理者用アカウントを発行して、旧アカウントは削除または権限変更する必要があります。さらに、不要なプラグインや更新されていないテーマなどが放置されていれば、それも速やかに見直し、安全な構成に再設計すべきです。

ホームページの保守管理体制が整っていなかった場合

また、ホームページの保守管理体制が整っていなかった場合には、外部の管理会社との契約を検討しました。内部で技術対応が困難な場合や、突発的な不具合に即時対応できる体制がない会社にとって、信頼できる管理会社との契約はホームページ運用の安定化に直結します。私の場合、WordPressの保守、定期バックアップ、障害時対応、セキュリティチェックなどを委託し、自社では日々の情報更新に集中する体制を構築しました。

運用体制を整える一方で、バックアップの自動化も必須です。WordPressのバックアッププラグインを導入し、週1回のデータベースとファイルの自動バックアップを設定。外部ストレージとの連携も行い、万が一サイトが破損した際にも迅速に復旧できる環境を作りました。これにより、社内からの信頼も高まり、トラブル時にも慌てず対応できるようになりました。新たにWeb担当となると、つい見た目やデザインの刷新を先に考えがちですが、まずは足元を固めることが最重要です。ドメインとサーバーの契約状態を確認し、すべてのログイン情報を一元管理し、管理権限の所在を明確にすることで、Web担当者としての責任を果たす土台が整います。そのうえで、保守・更新のフローを仕組みとして組み立てていくことで、前任者に頼りきっていた旧体制から脱却し持続可能なWeb運用が可能になります。


Web担当者がいなくなりホームページの情報がわからない場合の対処法

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